Jak oczyścić bazę maili (listę mailingową) z nieaktualnych adresów?

Jak oczyścić bazę maili? Zobacz to na przykładzie jednego z moich klientów. Firma produkcyjna bazująca wyłącznie na eksporcie swoich produktów. Od 20 lat świetnie funkcjonuje na rynkach zagranicznych: jej produkty można kupić w sklepach w USA, Kanadzie, Meksyku, Chile, Rosji, Kazachstanie, Białorusi, Ukrainie, Iranie, Dubaju oraz we wszystkich krajach UE. Ten efekt został uzyskany między innymi dzięki stałej obecności na targach i expo organizowanych na całym świecie.

Pracuję z nimi od 2010 roku, pomagając handlowcom uzyskiwać jeszcze lepsze wyniki w codziennej pracy. 2 lata temu podjęliśmy decyzję „odkopania” starych kontaktów pozyskanych podczas 20 lat uczestnictwa w targach międzynarodowych oraz klientów, którzy kiedyś kupowali.

Pomysł, który chciałem wdrożyć w życie, to aby pozyskane w ten sposób kontakty – adresy email – następnie zaimportować do systemu email-marketingowego i później wysyłać do nich odpowiednio przygotowane wiadomości. Celem była ponowna aktywizacja klientów, którzy już nie kupują oraz ponowne przypomnienie się tym, którzy już znają firmę z targów. Po przygotowaniu listy (ponad 11 000 rekordów) pojawił się problem:

Jak sprawdzić, które maile są czynne i usunąć te, które nie działają?

Podstawowym problemem okazało się sprawdzenie, czy np. email jaki widnieje na wizytówce pozyskanej na targach w Moskwie w 2011 roku nadal jest aktualny. Czemu miałby nie być aktualny? Z dwóch powodów:

1. Baza była budowana w oparciu o wizytówki – więc są to zwykle adresy emailowe „imienne”, przypisane do konkretnej osoby i gdy ona już nie pracuje – często po okresie przekierowania – email jest usuwany.
2. Niektóre z wizytówek miały nawet 15 czy 17 lat więc było duże zagrożenie, że adresy email które na nich były już nie działają.

Wykonanie tego ręcznie, tj, napisanie indywidualnego maila po to, aby sprawdzić, czy ktoś na niego odpowie było karkołomne bo:

1. zabrałoby mnóstwo czasu (11 000 maili!) gdyby robić to ręcznie,
2. nie każdy odpisuje na maila co mogłoby usunąć znaczną część adresów, choć faktycznie byłyby żywe,
3. nawet jeśli odpisuje – to w różnym czasie (od razu, albo po tygodniu lub miesiącu – jak sobie przypomni i ma czas).

Dlaczego oczyszczenie bazy maili z nieaktualnych adresów ma znaczenie?

Dlatego, bo jeśli korzystasz z oprogramowania do email marketingu (który masowo wysyła maile zamiast robić to ręcznie do każdego maila) to Twoje konto może zostać zablokowane gdy ilość nieaktywnych adresów przekroczy pewien próg. Zwykle to około 5% choć zależy to od dostawcy oprogramowania (wśród rozwiązań które znam mogę określić widełki na 1-8%).

Blokada konta ma służyć temu, aby wyeliminować praktyki polegające na wysyłaniu mailingów do kupionych baz, które zwykle nie są weryfikowane i ich współczynnik odrzuceń (hard bounce) jest wysoki. To szkodzi zarówno Twojej firmie (maile z Twojej domeny – jeśli zostanie uznana za spamera – przestaną dochodzić do innych osób) jak i samemu dostawcy usługi email marketingu (jego serwery są dodawane do list spamerskich).

Blokada to nie jedyny problem – ponieważ zwykle oznacza to także zapłatę kary dla dostawcy usługi email marketingu za naruszenie warunków świadczenia usługi.

Przejdźmy zatem do procesu – jak oczyścić bazę emaili z tych które są już nie czynne i nie aktualne:

Przepisz emaile i dane z wizytówek do arkusza

Możesz użyć Excela albo Arkusza Google. Chodzi o to, aby zapisać potrzebne dane tzn. adresy email oraz te, które są dla Ciebie przydatne (telefon, imię, nazwisko, kraj, firma itd). Zatem zrób tyle kolumn ile potrzebujesz (np. email, nazwisko, telefon), uzupełnij je i zachowaj plik na swoim komputerze.

Jak oczyścić bazę maili?

Żeby automatycznie i szybko wyczyścić bazę maili (listę mailingową) potrzebujesz do tego oprogramowania. Testowałem różne (Neverbounce, Bouncer, Kickbox, Briteverify, Emailable, Zerobounce, Emaillistverify i Debounce) wgrywając na nie paczki po 100 maili które eksperymentalnie tworzyłem (wiedziałem więc, które z maili są czynne, które nie, które to maile typu catch-all a które są mailami 10-minutowymi) i brałem pod uwagę 4 czynniki (w kolejności):

1. jakość czyszczenia (trafność)
2. szybkość czyszczenia bazy
3. cenę oraz
4. wygodę użytkowania.

Mając na uwadze te parametry wybrałem Bouncer. Na końcu tego tekstu dokładnie przedstawię dlaczego akurat ten, a nie inne. A teraz instrukcja jak wyczyścić bazę maili (listę mailingową) z wykorzystaniem tego narzędzia:

Załóż konto na Bouncer

Założenie konta jest banalnie proste – podajesz imię, email i wybierasz hasło. W odróżnieniu od innych systemów, gdzie trzeba podawać dane karty i adresowe – tu jest łatwo i szybko. Podaj maila firmowego, bo w ten sposób Bouncer weryfikuje Twoją wiarygodność. Jeśli używasz darmowych skrzynek (Gmail, Poczta Onet, Poczta O2 i podobne) to na końcu tego artykułu masz wskazówkę jak wtedy założyć konto.

Następnie odbierz pocztę. Otrzymasz mailem kod aktywacyjny, który należy wpisać na kolejnym ekranie:

To wszystko. Twoje konto jest aktywne i widzisz już panel systemu. Dotychczas używałem innego systemu – (więcej o nim na końcu), w którym trzeba było ręcznie włączyć opcję usuwania duplikatów. Jeśli tego się nie zrobiło, a w bazie były jakieś duplikaty to płaciło się za to podwójnie. Bouncer jest w tym miejscu lepszy, bo automatycznie rozpoznaje duplikaty – i nie płacisz za nie.

Wgraj plik z bazą emaili

Potrzebujesz pliku TXT lub CSV. Aby uzyskać taki plik po prostu otwórz go w Excelu albo Google Docs zapisz go jako plik CSV. Oto jak to wygląda w Dokumentach Google:

Jeśli używasz LibreOffice to tu jest instrukcja jak zrobić plik CSV.

To co jest fajnego w Bouncer to fakt, że plik może zawierać też inne kolumny poza adresem email (np. imię, nazwisko, telefon, nazwę firmy). Wiele systemów do czyszczenia maili tego nie obsługuje i to bardzo utrudnia pracę bo potem wyczyszczone maile musisz „połączyć” z danymi. W tym systemie to jest zrobione więc masz łatwo i szybko.

Mamy już zapisany plik z listą do czyszczenia w formacie CSV. Teraz wgraj ten plik do Bouncera klikając przycisk który znajduje się na głównym pulpicie w lewym menu albo na środku:

Następnie wskaż plik z bazą maili którą chcesz wyczyścić (plik CSV z poprzedniego kroku):

W tym miejscu możesz także wkleić listę maili jeśli np. masz je skopiowane z systemu księgowego albo Excela. To sprawdza się dobrze gdy tych maili masz mało.

Plik z bazą jest teraz weryfikowany. Po chwili zobaczysz ekran, na którym wystarczy zrobić…

…uruchomienie weryfikacji bazy mailingowej

Zatrzymam się na chwilę na tym ekranie, bo jest w nim funkcja, która sprawiła że Bouncer jest lepszy niż inne systemy, które przetestowałem. Jak wcześniej napisałem, Bouncer rozpoznaje tu duplikaty – więc nie płacisz za ich weryfikację (sprawdzany jest tylko jeden email, duplikat już nie). Zobaczysz w tym miejscu ile kredytów będzie kosztować Cię oczyszczenie tej bazy mailingowej (w moim przypadku 95 kredytów).

Dlaczego Bouncer daje lepsze efekty przy oczyszczaniu bazy emaili?

Jak widzisz, jest tam jeszcze jedna statystyka – „bounce estimate”. To jest szacunkowy odsetek błędnych adresów email (w moim przypadku to 3,4% adresów na tej liście). Czemu to jest tak istotne?

Jeśli wgrywasz dużą bazę maili (>1000) i ten szacunkowy wynik jest poniżej 2% to nie musisz jej oczyszczać. Czyli kasa zostaje w kieszeni, bo większość serwerów pocztowych oraz aplikacji do email marketingu akceptuje taki poziom „twardych odbić” (hard bounces). Jeśli jest powyżej 2% – opłaca Ci się tę bazę wyczyścić (za chwilę pokażę Ci jak wygląda wynik tych odbić w Amazon, za pomocą którego wysyłam część maili).

Wróćmy do procesu weryfikacji.

Zatem jeśli wstępna weryfikacja (bounce estimate) jest powyżej 2% kliknij przycisk „Start now” i proces oczyszczania bazy emailowej się rozpocznie. To bardzo dokładny proces, który widać na żywo i gdy zostanie zakończony baza maili czeka na pobranie.

Bouncer pozwala bezpłatnie zweryfikować 100 adresów email. Aby przetestować większą ilość potrzebne jest zasilenie konta.

Zasada jest prosta – 1 kredyt to 1 email. Obok widać cennik – jak łatwo zauważyć, im więcej kupujesz – tym niższa cena za sprawdzenie 1 emaila. Po kliknięciu przycisku zakupu, w kolejnym kroku wybierz Polskę i kliknij „Kontynuuj”.

Na kolejnym ekranie następuje płatność. Zapłacisz Paypalem, Google Pay albo kartą – jak Ci wygodnie. Jeśli chcesz otrzymać fakturę VAT to kliknij w zaznaczony link i uzupełnij dane firmy.

Natychmiast po opłaceniu Twoje konto na Bouncer będzie powiększone o zakupioną ilość kredytów.

Pobranie wyników (oczyszczonej bazy maili)

Gdy proces oczyszczania listy mailowej jest skończony, zobaczysz wynik – ile maili jest prawidłowych i działających, ile jest ryzykownych a ile z nich to maile do których nie da się dostarczyć emaila (np. maile 10-minutowe, tymczasowe) oraz ilu nie udało się sprawdzić. Aby pobrać bazę kliknij „Download”

Na kolejnym ekranie wybierz „Safe to send” (można wysłać bezpiecznie) oraz kliknij „Download”.

Plik ze sprawdzonymi i działającymi emailami zostanie zapisany (jako plik CSV). Do tych adresów możesz bezpiecznie wysyłać wiadomości email.

Czyszczenie bazy emaili to krok, który jest niezbędny, bo w innym wypadku stracisz dużo czasu na ręczne sprawdzenie wszystkich kontaktów. Jeśli jej nie oczyścisz przed wysyłką to możesz niepotrzebnie spowodować, że Twoja domena z której wysyłasz maile trafi na listy spamerów. Następnie

Wgraj oczyszczoną bazę maili do swojego systemu i wysyłaj wiadomości

W zależności od tego, jakie masz potrzeby i ile jest adresów email (kontaktów) możesz wybierać wśród różnych systemów do masowej wysyłki maili. Ja przetestowałem ich kilka. W zależności od potrzeby korzystam z:

•  (łatwy kreator pięknych, responsywnych maili, nielimitowana wysyłka do 1000 kontaktów za darmo, świetny jeśli nie masz technicznej smykałki i chcesz się skupić na wysyłce i tworzeniu maili)
• i GetResponse (świetny, polski system do email marketingu – za darmo możesz wysłać mailingi do 500 odbiorców, a za 50 zł miesięcznie masz dostęp do pełnej wersji systemu, który doskonale obsłuży Twój sklep internetowy /porzucone koszyki, promocje, kody rabatowe/ oraz kampanie mailingowe z ofertami)

Na osobną uwagę zasługuje, który jest REWELACYJNY i śmiesznie tani w porównaniu z jakimkolwiek innym rozwiązaniem – ale wymaga instalacji na serwerach Amazon, żeby działał szybko. W Sendy płacisz raz za oprogramowanie i później tylko za hosting i wysyłkę maili na Amazon (AWS). Koszt wysyłki to ok 8 centów za 1000 wysłanych wiadomości:

Co fajne, to Amazon umożliwia bezpłatną wysyłkę 62 000 maili miesięcznie (a także darmowy hosting).

Wracając do tematu: ponieważ baza kontaktów jest już oczyszczona, możesz bez obaw o zablokowanie konta wysyłać maile.

Dlaczego używam teraz Bouncer’a do weryfikacji adresów email?

Jeszcze kilka miesięcy temu używałem do tego innego narzędzia tj. Dlaczego go zmieniłem na Bouncer’a? Jest kilka powodów. Dwa najważniejsze to:

1. Zaczął pogarszać swoją jakość – mimo, że deklarował 100% „bezpiecznych maile”, po wysyłce okazywało się, że ocierałem się o 2% twardych odbić (zobacz poniżej jak radzi sobie Bouncer)
2. Gdy kilkukrotnie zgłosiłem problem do wsparcia technicznego – nie uzyskałem żadnej odpowiedzi.

Osoby, które czytały moją instrukcję o tym jak oczyścić bazę maili zwróciły także uwagę, że wyłączył możliwość rejestracji nowych kont co sprawiło, że nawet jeśli chcieli z niego skorzystać – to nie mogli założyć konta.

Zacząłem szukać alternatywy i tak znalazłem Bouncera. Jest kilka powodów, które sprawiły, że to najlepszy wybór z tych które sprawdziłem:

• był prawie idealny w sprawdzeniu – z minimalnym marginesem błędu wskazał maile bezpieczne. Tylko 0,37% z nich czyli około 4 maile na 1000 wysłanych okazało się błędnych. Oto wynik z konsoli Amazon SES, która wysyłała maile:

• Bouncer to jest polska firma (z Wrocławia) – opłaca się wspierać polskie firmy, szczególnie, że robią lepsze aplikacje niż zagraniczni dostawcy.
• jest dokładniejszy niż inne, które testowałem. Inne miały wyższy współczynnik hard bounce niż 0,37%. To ma znaczenie jeśli chcesz wysłać mailing do „starej” bazy.
• jest całkowicie zgodny z RODO (GDPR) – bo został stworzony od podstaw w Polsce (która ma te przepisy chyba najbardziej zagmatwane w całej Unii), a dane trzyma na serwerach w UE.
• jest tani w porównniu do tych, które przeszły pozytywnie punkt pierwszy tj. odsiały wszystkie błędne maile jakie pozostawiłem jako pułapki podczas testów. To ceny za wyczyszczenie 10 000 maili:

• ma fantastyczne, szybkie wsparcie techniczne po polsku (i angielsku).

Napisałem wyżej, że aby założyć konto na Bouncer musisz mieć „firmowe” konto email. Co jeśli korzystasz ze skrzynki Gmail, Poczta Onet itp? Po prostu napisz do nich maila i gdy przedstawisz im swoją firmę to uruchomią „ręcznie” konto dla Ciebie. Wymóg firmowego emaila jest ważny z powodu weryfikacji użytkownika systemu Bouncer.

W jakich innych przypadkach może przydać Ci się ta metoda i narzędzie?

1. Gdy posiadasz bazę emailową z niewiadomego źródła.
2. Gdy masz starą bazę mailową, która kiedyś była aktualna ale nie masz pewności jaka jest teraz.
3. Gdy chcesz wysłać mailing do klientów swojego sklepu internetowego, ale nie masz pewności które maile są czynne i prawdziwe.
4. Gdy podczas kampanii pozyskiwania leadów (tzw. Lead Magnet np. „daj maila w zamian za poradnik PDF”) masz podejrzenie, że część maili jakie zostały pozyskane to fałszywe aliasy albo maile chwilowe (np. 10minuteemail) i chcesz je usunąć z bazy.
5. Po prostu – gdy nie wiesz jak oczyścić bazę maili.

Mam nadzieję, że tym wpisem oszczędziłem Ci znaczną część pracy albo pieniędzy. Jeżeli masz inne sposoby na oczyszczenie bazy mailingowej, którymi chcesz się podzielić – napisz mi o nich w komentarzu!

Please leave this field empty

Zapisz się na mój BEZPŁATNY kurs "Techniki Sprzedaży" i odbierz EBOOKA o sprzedaży telefonicznej!

Zgadzam się aby Rafał Mróz wysyłał do mnie maile. Wiem, że w każdej chwili mogę się wypisać.

Teraz odbierz maila i potwierdź zapis klikając w link.

Please leave this field empty

Zapisz się na mój BEZPŁATNY kurs "Techniki Sprzedaży" i odbierz EBOOKA o sprzedaży telefonicznej!

Zgadzam się aby Rafał Mróz wysyłał do mnie maile. Wiem, że w każdej chwili mogę się wypisać.

Teraz odbierz maila i potwierdź zapis klikając w link.