Jak oczyścić bazę maili (listę mailingową) z nieaktualnych adresów?

Jak oczyścić bazę maili? Zobacz to na przykładzie jednego z moich klientów. Firma produkcyjna bazująca wyłącznie na eksporcie swoich produktów. Od 20 lat świetnie funkcjonuje na rynkach zagranicznych: jej produkty można kupić w sklepach w USA, Kanadzie, Meksyku, Chile, Rosji, Kazachstanie, Białorusi, Ukrainie, Iranie, Dubaju oraz we wszystkich krajach UE. Ten efekt został uzyskany między innymi dzięki stałej obecności na targach i expo organizowanych na całym świecie.

Jak szybko oczyścić bazę emaili? Jak sprawdzić, które z nich są nadal aktualne i żywe?
Jak szybko oczyścić bazę emaili? Jak sprawdzić, które z nich są nadal aktualne i żywe?

Pracuję z nimi od 2010 roku, pomagając handlowcom uzyskiwać jeszcze lepsze wyniki w codziennej pracy. 2 lata temu podjęliśmy decyzję “odkopania” starych kontaktów pozyskanych podczas 20 lat uczestnictwa w targach międzynarodowych oraz klientów, którzy kiedyś kupowali.

Pomysł, który chciałem wdrożyć w życie, to aby pozyskane w ten sposób kontakty – adresy email – następnie zaimportować do systemu email-marketingowego i później wysyłać do nich odpowiednio przygotowane wiadomości. Celem była ponowna aktywizacja klientów, którzy już nie kupują oraz ponowne przypomnienie się tym, którzy już znają firmę z targów. Po przygotowaniu listy (ponad 11 000 rekordów) pojawił się problem:

Jak sprawdzić, które maile są czynne i usunąć te, które nie działają?

Podstawowym problemem okazało się sprawdzenie, czy np. email jaki widnieje na wizytówce pozyskanej na targach w Moskwie w 2011 roku nadal jest aktualny. Czemu miałby nie być aktualny? Z dwóch powodów:

  1. Baza była budowana w oparciu o wizytówki – więc są to zwykle adresy emailowe “imienne”, przypisane do konkretnej osoby i gdy ona już nie pracuje – często po okresie przekierowania – email jest usuwany.
  2. Niektóre z wizytówek miały nawet 15 czy 17 lat więc było duże zagrożenie, że adresy email które na nich były już nie działają.

Wykonanie tego ręcznie, tj, napisanie indywidualnego maila po to, aby sprawdzić, czy ktoś na niego odpowie było karkołomne bo:

  1. zabrałoby mnóstwo czasu (11 000 maili!) gdyby robić to ręcznie,
  2. nie każdy odpisuje na maila co mogłoby usunąć znaczną część adresów, choć faktycznie byłyby żywe,
  3. nawet jeśli odpisuje – to w różnym czasie (od razu, albo po tygodniu lub miesiącu – jak sobie przypomni i ma czas).

Dlaczego oczyszczenie bazy maili z nieaktualnych adresów ma znaczenie?

Dlatego, bo jeśli korzystasz z oprogramowania do email marketingu (który masowo wysyła maile zamiast robić to ręcznie do każdego maila) to Twoje konto może zostać zablokowane gdy ilość nieaktywnych adresów przekroczy pewien próg. Zwykle to około 5% choć zależy to od dostawcy oprogramowania (wśród rozwiązań które znam mogę określić widełki na 1-8%).

Blokada konta ma służyć temu, aby wyeliminować praktyki polegające na wysyłaniu mailingów do kupionych baz, które zwykle nie są weryfikowane i ich współczynnik odrzuceń (hard bounce) jest wysoki. To szkodzi zarówno Twojej firmie (maile z Twojej domeny – jeśli zostanie uznana za spamera – przestaną dochodzić do innych osób) jak i samemu dostawcy usługi email marketingu (jego serwery są dodawane do list spamerskich).

Blokada to nie jedyny problem – ponieważ zwykle oznacza to także zapłatę kary dla dostawcy usługi email marketingu za naruszenie warunków świadczenia usługi.

Przejdźmy zatem do procesu – jak oczyścić bazę emaili z tych które są już nie czynne i nie aktulane:

Przepisz emaile i dane z wizytówek do arkusza

Możesz użyć Excela albo Arkusza Google. Chodzi o to, aby zapisać potrzebne dane tzn. adresy email oraz te, które są dla Ciebie przydatne (telefon, imię, nazwisko, kraj, firma itd).

Wyczyść bazę maili

Żeby automatycznie i szybko wyczyścić bazę maili (listę mailingową) potrzebujesz do tego oprogramowania. Testowałem różne (Neverbounce, Bounceless, Briteverify, HuBuCo, Emaillistverify) wgrywając na nie paczki po 100 maili które eksperymentalnie tworzyłem (wiedziałem więc, które z maili są czynne, które nie, które to maile typu catch-all) i brałem pod uwagę 3 czynniki (w kolejności):

  1. jakość czyszczenia (trafność)
  2. szybkość czyszczenia bazy
  3. oraz cenę.

Mając na uwadze te parametry wybrałem HuBuCo, o czym napiszę za moment.  Oto jak wyczyścić bazę maili (listę mailingową) z wykorzystaniem tego narzędzia:

Załóż konto na HuBuCo

Założenie konta jest banalnie proste – potrzebujesz emaila i hasła. Po zalogowaniu się

Wgraj plik z bazą emaili

Plik do wgrania musi mieć format CSV (zarówno Excel jak i Google Docs zapisują w tym formacie). Ważne, aby w pliku były co najmniej  2 kolumny (Name, Email). Dla mnie ważne były też inne np. numer telefonu, miasto, państwo więc też je umieściłem.

Werfikacja maili - wgrywanie bazy maili do wyczyszczenia
Werfikacja maili – wgrywanie bazy maili do wyczyszczenia

Uruchom weryfikację bazy mailingowej

Rozpoczęcie weryfikacji (czyszczenia) bazy maili
Rozpoczęcie weryfikacji (czyszczenia) bazy maili

Po wgraniu bazy poniżej zobaczysz okno, w którym będzie widać nazwę wgranej bazy mailingowej (nazwę pliku), liczebność bazy oraz dwa przyciski. Zielony rozpoczyna weryfikację. Proces weryfikacji możesz śledzić na bieżąco, strona będzie odświeżać się automatycznie co pół minuty.

W HuBuCo bezpłatnie możesz zweryfikować 200 adresów email. Do większej liczby musisz mieć zasilone konto – 1 kredyt to 1 email, zapłacisz Paypalem albo kartą.

Pobranie wyników (oczyszczonej bazy maili)

Po weryfikacji możesz pobrać bazę, która została zweryfikowana. To co jest fajne w HuBuCo, to fakt, że możesz pobrać całą bazę, prawidłowe maile oraz tzw “catch-all” i tylko maile prawidłowe (OK). Ja sugeruję wybór tylko maili OK. Catch-all są także w porządku, ale musisz mieć na uwadze, że to takie “zbiorcze” maile typu “biuro@cośtam.pl” czy “kontakt@cośtam.pl” które później przesyłają maila na wiele różnych skrzynek.

Pobranie oczyszczonej i zweryfikowanej bazy maili
Pobranie oczyszczonej i zweryfikowanej bazy maili (OK only, 33% z całości)

Zwróć uwagę – z 11 tysięcy maili, które były w bazie – żywe i działające było jedynie 33% (to są maile OK i to je właśnie pobieram do dalszej wysyłki). Jak widzisz – czyszczenie bazy to krok, który jest niezbędny, bo w innym wypadku stracisz dużo czasu na ręczne sprawdzenie wszystkich kontaktów. Ponadto, wysyłka do takiej nieoczyszczonej bazy może niepotrzebnie spowodować, że Twoja domena z której wysyłasz maile trafi na listy spamerów. Następnie

Wgraj oczyszczoną bazę maili do swojego systemu i wysyłaj wiadomości

W zależności od tego, jakie masz potrzeby i ile jest adresów email (kontaktów) możesz wybierać wśród różnych systemów do masowej wysyłki maili. Ja przetestowałem ich kilka. W zależności od potrzeby korzystam z:

  • MailerLite (łatwy kreator pięknych, responsywnych maili, nielimitowana wysyłka do 1000 kontaktów za darmo, świetny jeśli nie masz technicznej smykałki i chcesz się skupić na wysyłce i tworzeniu maili)
  • Salesmanago (wielofunkcyjny kombajn do automatycznego marketingu, powiadomienia push, lejki sprzedażowe i wiele innych, konieczny jest kontakt z działem wsparcia technicznego, żeby pomogli Ci wszystko ustawić, jest bezpłatny pakiet do email marketingu)
  • Freebot (pozwala bezpłatnie stworzyć autoresponder, w wersji płatnej można wysyłać mailingi, bez kreatora)
  • i Freshmail (dedykowany do email marketingu, bezpłatny pakiet obejmuje 2000 maili na miesiąc, mają świetne wsparcie po polsku)

Na osobną uwagę zasługuje Sendy, który jest REWELACYJNY i śmiesznie tani w porównaniu z jakimkolwiek innym rozwiązaniem – ale wymaga instalacji na serwerach Amazon, żeby działał szybko. W Sendy płacisz raz za oprogramowanie i później tylko za hosting i wysyłkę maili na Amazon (AWS). Koszt wysyłki to ok 8 centów za 1000 wysłanych wiadomości:

Sendy + Amazon = tani system do wysyłki maili
Sendy + Amazon = tani system do wysyłki maili

Co fajne, to Amazon umożliwia bezpłatną wysyłkę 62 000 maili miesięcznie (a także darmowy hosting).

Wracając do tematu: ponieważ baza kontaktów jest już oczyszczona, możesz bez obaw o zablokowanie konta wysyłać maile.

Dlaczego używam HuBuCo do weryfikacji adresów email?

Jest kilka powodów, które sprawiły, że wolę go od pozostałych jakie testowałem:

  • w pliku testowym był bezbłędny – wskazał maile catch-all, ok i te wadliwe. Oto wynik z konsoli Amazon:

    Amazon SES - minimalna ilość błędnych maili
    Amazon SES – minimalna ilość błędnych maili przy użyciu HuBuCo
  • szybszy niż inne, które testowałem (to ma znaczenie jeśli testujesz setki tysięcy maili),
  • zwraca kredyty za maile, które uzna za “nienane” (na wykresie wyżej to jest szare pole (10,7%) – więc jest uczciwy.
  • i najlepsze na koniec: jest najtańszy z wszystkich testowanych przeze mnie, bo jeżeli po założeniu konta kupisz dowolną “paczkę” maili to natychmiast uzyskasz wieczystą zniżkę -40% (także do tego zakupu) i wtedy ceny są najfajniejsze:

    Wieczysty rabat -40% od HuBuCo
    Wieczysty rabat -40% od HuBuCo

W jakich innych przypadkach może przydać Ci się ta metoda i narzędzie?

  1. Gdy posiadasz bazę emailową z niewiadomego źródła.
  2. Gdy masz starą bazę mailową, która kiedyś była aktualna ale nie masz pewności jaka jest teraz.
  3. Gdy chcesz wysłać mailing do klientów swojego sklepu internetowego, ale nie masz pewności które maile są czynne i prawdziwe.
  4. Gdy podczas kampanii pozyskiwania leadów (np. “daj maila w zamian za poradnik PDF”) masz podejrzenie, że część maili jakie zostały pozyskane to fałszywe aliasy albo maile chwilowe (np. 10minuteemail) i chcesz je usunąć z bazy.

Mam nadzieję, że tym wpisem oszczędziłem Ci znaczną część pracy albo pieniędzy. Jeżeli masz inne sposoby na oczyszczenie bazy mailingowej, którymi chcesz się podzielić – napisz mi o nich w komentarzu!

Opublikowałem to w kategorii Marketing w firmie, Własny biznes

Rafał Mróz

Krok po kroku pokazuję sprzedawcom jak co miesiąc zwiększyć ilość zamówień i klientów. Uczę właścicieli firm jak wydawać mniej pieniędzy na marketing i reklamę - i nie tracić klientów. Szkolę handlowców, którzy nie chcą już więcej słyszeć w słuchawce: "Dziękuję, nie jestem zainteresowany". Tylko to co działa skutecznie. A jeśli się na czymś nie znam, to od razu Ci o tym powiem. Wykorzystaj to - zamów szkolenie lub konsultację, albo zostaw mi komentarz pod tekstem, którego dotyczy.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Scroll to top

Pracujesz w branży beauty?

Mam dla Ciebie 4 wskazówki

Które pomogą Ci szybko zwiększyć zysk. Ale tylko jeśli pracujesz w branży beauty/spa/welness/medycyny estetycznej.