Jak oczyścić bazę maili (listę mailingową) z nieaktualnych adresów?

Jak oczyścić bazę maili? Zobacz to na przykładzie jednego z moich klientów. Firma produkcyjna bazująca wyłącznie na eksporcie swoich produktów. Od 20 lat świetnie funkcjonuje na rynkach zagranicznych: jej produkty można kupić w sklepach w USA, Kanadzie, Meksyku, Chile, Rosji, Kazachstanie, Białorusi, Ukrainie, Iranie, Dubaju oraz we wszystkich krajach UE. Ten efekt został uzyskany między innymi dzięki stałej obecności na targach i expo organizowanych na całym świecie.

Jak szybko oczyścić bazę emaili? Jak sprawdzić, które z nich są nadal aktualne i czynne?
Jak szybko oczyścić bazę emaili? Jak sprawdzić, które z nich są nadal aktualne i czynne?

Pracuję z nimi od 2010 roku, pomagając handlowcom uzyskiwać jeszcze lepsze wyniki w codziennej pracy. 2 lata temu podjęliśmy decyzję “odkopania” starych kontaktów pozyskanych podczas 20 lat uczestnictwa w targach międzynarodowych oraz klientów, którzy kiedyś kupowali.

Pomysł, który chciałem wdrożyć w życie, to aby pozyskane w ten sposób kontakty – adresy email – następnie zaimportować do systemu email-marketingowego i później wysyłać do nich odpowiednio przygotowane wiadomości. Celem była ponowna aktywizacja klientów, którzy już nie kupują oraz ponowne przypomnienie się tym, którzy już znają firmę z targów. Po przygotowaniu listy (ponad 11 000 rekordów) pojawił się problem:

Jak sprawdzić, które maile są czynne i usunąć te, które nie działają?

Podstawowym problemem okazało się sprawdzenie, czy np. email jaki widnieje na wizytówce pozyskanej na targach w Moskwie w 2011 roku nadal jest aktualny. Czemu miałby nie być aktualny? Z dwóch powodów:

  1. Baza była budowana w oparciu o wizytówki – więc są to zwykle adresy emailowe “imienne”, przypisane do konkretnej osoby i gdy ona już nie pracuje – często po okresie przekierowania – email jest usuwany.
  2. Niektóre z wizytówek miały nawet 15 czy 17 lat więc było duże zagrożenie, że adresy email które na nich były już nie działają.

Wykonanie tego ręcznie, tj, napisanie indywidualnego maila po to, aby sprawdzić, czy ktoś na niego odpowie było karkołomne bo:

  1. zabrałoby mnóstwo czasu (11 000 maili!) gdyby robić to ręcznie,
  2. nie każdy odpisuje na maila co mogłoby usunąć znaczną część adresów, choć faktycznie byłyby żywe,
  3. nawet jeśli odpisuje – to w różnym czasie (od razu, albo po tygodniu lub miesiącu – jak sobie przypomni i ma czas).

Dlaczego oczyszczenie bazy maili z nieaktualnych adresów ma znaczenie?

Dlatego, bo jeśli korzystasz z oprogramowania do email marketingu (który masowo wysyła maile zamiast robić to ręcznie do każdego maila) to Twoje konto może zostać zablokowane gdy ilość nieaktywnych adresów przekroczy pewien próg. Zwykle to około 5% choć zależy to od dostawcy oprogramowania (wśród rozwiązań które znam mogę określić widełki na 1-8%).

Blokada konta ma służyć temu, aby wyeliminować praktyki polegające na wysyłaniu mailingów do kupionych baz, które zwykle nie są weryfikowane i ich współczynnik odrzuceń (hard bounce) jest wysoki. To szkodzi zarówno Twojej firmie (maile z Twojej domeny – jeśli zostanie uznana za spamera – przestaną dochodzić do innych osób) jak i samemu dostawcy usługi email marketingu (jego serwery są dodawane do list spamerskich).

Blokada to nie jedyny problem – ponieważ zwykle oznacza to także zapłatę kary dla dostawcy usługi email marketingu za naruszenie warunków świadczenia usługi.

Przejdźmy zatem do procesu – jak oczyścić bazę emaili z tych które są już nie czynne i nie aktualne:

Przepisz emaile i dane z wizytówek do arkusza

Możesz użyć Excela albo Arkusza Google. Chodzi o to, aby zapisać potrzebne dane tzn. adresy email oraz te, które są dla Ciebie przydatne (telefon, imię, nazwisko, kraj, firma itd). Zatem zrób tyle kolumn ile potrzebujesz (np. email, nazwisko, telefon), uzupełnij je i zachowaj plik na swoim komputerze.

Wyczyść bazę maili

Żeby automatycznie i szybko wyczyścić bazę maili (listę mailingową) potrzebujesz do tego oprogramowania. Testowałem różne (Neverbounce, Kickbox, Briteverify, TheChecker, Zerobounce, Emaillistverify) wgrywając na nie paczki po 100 maili które eksperymentalnie tworzyłem (wiedziałem więc, które z maili są czynne, które nie, które to maile typu catch-all a które są mailami 10-minutowymi) i brałem pod uwagę 4 czynniki (w kolejności):

  1. jakość czyszczenia (trafność)
  2. szybkość czyszczenia bazy
  3. cenę oraz
  4. wygodę użytkowania.

Mając na uwadze te parametry wybrałem DeBounce, o czym napiszę za moment.  Oto jak wyczyścić bazę maili (listę mailingową) z wykorzystaniem tego narzędzia:

Załóż konto na DeBounce

Założenie konta jest banalnie proste – potrzebujesz emaila i hasła. W odróżnieniu od innych systemów, gdzie trzeba podawać dane karty i adresowe – tu jest łatwo i szybko. Po zalogowaniu się włącz opcję usuwania duplikatów. Aby to zrobić wejdź w ustawienia (“Settings”):

Wejdź w Account Options a następnie Settings

Następnie, w panelu ustawień przełącz opcję

Zaznacz opcję “turn on” przy Deduplication Feature a potem kliknij “Update”.

To bardzo przydatna opcja, której nie ma wiele systemów do czyszczenia maili. Włączenie jej po pierwsze usunie emaile które już się pojawiły w tym pliku (np. jeśli to lista z targów zebrana z kilku lat) a po drugie zapłacisz tylko za sprawdzenie jednego maila zamiast kilkunastu kopii.

Wgraj plik z bazą emaili

Potrzebujesz pliku TXT lub CSV. Aby uzyskać taki plik po prostu otwórz go w Excelu albo Google Docs zapisz go jako plik CSV. Oto jak to wygląda w Dokumentach Google:

Wgraj plik Excela do Dokumentów Google a potem go tam otwórz i zapisz tak jak pokazuję to powyżej.

Jeśli używasz LibreOffice to tu jest instrukcja jak zrobić plik CSV.

To co jest fajnego w DeBounce to fakt, że plik może zawierać też inne kolumny poza adresem email (np. imię, nazwisko, telefon, nazwę firmy). Wiele systemów do czyszczenia maili tego nie obsługuje i to bardzo utrudnia pracę bo potem wyczyszczone maile musisz “połączyć” z danymi. W tym systemie to jest zrobione więc masz łatwo i szybko. No i tanio, ale o tym na końcu.

Mamy już zapisany plik z listą do czyszczenia w formacie CSV. Teraz wgraj ten plik do DeBounce klikając przycisk który znajduje się na głównym pulpicie w prawym górnym rogu:

Na stronie głównej (pulpicie) w prawym górnym rogu kliknij “Upload List”

Następnie wskaż plik z bazą maili którą chcesz wyczyścić (plik CSV z poprzedniego kroku):

Wybierz plik CSV z bazą maili i kliknij “Submit”.

Plik jest teraz weryfikowany. Po chwili zobaczysz ekran, na którym wystarczy zrobić…

…uruchomienie weryfikacji bazy mailingowej

Na tym ekranie zobaczysz ile rekordów (emaili) będzie weryfikowanych oraz ile jest duplikatów (zostaną usunięte, nie zapłacisz za ich “czyszczenie”).

Teraz kliknij “Start verification” i proces oczyszczania bazy emailowej się rozpocznie. To bardzo dokładny proces, a gdy zostanie zakończony otrzymasz maila z informacją że wszystko jest gotowe i baza maili czeka na pobranie.

Ta dokładność wynika z zastosowania unikatowej technologii Anti-Greylisting. W wielkim skrócie, greylisting to sposób w jaki serwery pocztowe rozpoznają spam i jeśli go rozpoznają to mówią serwerowy wysyłającemu “sorry, nie ma takiego odbiorcy” choć faktycznie on istnieje. Trochę jak wtedy, gdy mówisz znajomym, że nie będzie Cię w domu chociaż faktycznie jesteś i oglądasz Netfliksa.

I tu wchodzi Debounce, cały na biało: “udaje” tak, aby serwer odbiorcy potwierdził czy faktycznie ten email istnieje (ale jest chroniony przez graylisting) czy faktycznie go nie ma. W innych systemach po prostu pojawia się duża liczba emaili które mają status “nieznany” – w DeBounce masz to dokładnie sprawdzone. Czyli tak, jakby Twoi znajomi wynajęli podnośnik i sprawdzili sami zaglądając Ci do mieszkania przez okno.

W DeBounce bezpłatnie możesz zweryfikować 100 adresów email. Aby przetestować większą ilość potrzebne jest zasilenie konta. Zasada jest prosta – 1 kredyt to 1 email, zapłacisz Paypalem albo kartą – jak Ci wygodnie. Co ważne – tu nie ma abonamentów – po prostu płacisz wtedy, gdy chcesz oczyścić bazę mailingową, a nie co miesiąc.

Pobranie wyników (oczyszczonej bazy maili)

Gdy proces oczyszczania listy mailowej jest skończony, zobaczysz na karcie bazy informacje ile maili jest prawidłowych i działających, ile nie działa, które są błędnie wpisane, ile z nich to maile jednorazowe (które są czynne przez 10 minut), które to maile rozsyłające wiadomość do innych emaili (accept all) a które to pułapki antyspamowe czy duplikaty. Aby pobrać bazę kliknij “Download report”

Gdy baza będzie wyczyszczona otrzymasz maila. Jak widzisz, system dokładnie rozpoznaje które maile są bezpieczne (działające), jednorazowe, nie działające, źle wpisane a nawet wie który email jest pułapką antyspamową albo mailem “ogólnym” który odbiera więcej osób (info@, kontakt@ itp).

Na kolejnym ekranie wybierz “Deliverable only” oraz kliknij “Download report”.

Plik ze sprawdzonymi i działającymi emailami zostanie zapisany (jako plik CSV). Na nie możesz bezpiecznie wysyłać wiadomości email.

Czyszczenie bazy emaili to krok, który jest niezbędny, bo w innym wypadku stracisz dużo czasu na ręczne sprawdzenie wszystkich kontaktów. Jeśli jej nie oczyścisz przed wysyłką to możesz niepotrzebnie spowodować, że Twoja domena z której wysyłasz maile trafi na listy spamerów. Następnie

Wgraj oczyszczoną bazę maili do swojego systemu i wysyłaj wiadomości

W zależności od tego, jakie masz potrzeby i ile jest adresów email (kontaktów) możesz wybierać wśród różnych systemów do masowej wysyłki maili. Ja przetestowałem ich kilka. W zależności od potrzeby korzystam z:

  • MailerLite (łatwy kreator pięknych, responsywnych maili, nielimitowana wysyłka do 1000 kontaktów za darmo, świetny jeśli nie masz technicznej smykałki i chcesz się skupić na wysyłce i tworzeniu maili)
  • i GetResponse (świetny, polski system do email marketingu – za 50 zł miesięcznie masz dostęp do pełnej wersji systemu, który doskonale obsłuży Twój sklep internetowy /porzucone koszyki, promocje, kody rabatowe/ oraz kampanie mailingowe z ofertami)

Na osobną uwagę zasługuje Sendy, który jest REWELACYJNY i śmiesznie tani w porównaniu z jakimkolwiek innym rozwiązaniem – ale wymaga instalacji na serwerach Amazon, żeby działał szybko. W Sendy płacisz raz za oprogramowanie i później tylko za hosting i wysyłkę maili na Amazon (AWS). Koszt wysyłki to ok 8 centów za 1000 wysłanych wiadomości:

Sendy + Amazon = tani system do wysyłki maili
Sendy + Amazon = tani system do wysyłki maili

Co fajne, to Amazon umożliwia bezpłatną wysyłkę 62 000 maili miesięcznie (a także darmowy hosting).

Wracając do tematu: ponieważ baza kontaktów jest już oczyszczona, możesz bez obaw o zablokowanie konta wysyłać maile.

Dlaczego używam DeBounce do weryfikacji adresów email?

Jest kilka powodów, które sprawiły, że wolę go od pozostałych jakie testowałem:

  • w pliku testowym był bezbłędny – wskazał maile catch-all, ok i te wadliwe. Oto wynik z konsoli Amazon:
Amazon SES - minimalna ilość błędnych maili
Amazon SES – minimalna ilość błędnych maili przy użyciu DeBounce
  • szybszy niż inne, które testowałem (to ma znaczenie jeśli testujesz setki tysięcy maili),
  • a przy tym jest najtańszy z tych, które przeszły pozytywnie punkt pierwszy tj. odsiały wszystkie błędne maile jakie pozostawiłem jako pułapki podczas testów. To ceny za wyczyszczenie 10 000 maili:
    DeBounce15 USD
    Proofy18 USD
    TheChecker30 USD
    Neverbounce50 USD
    Zerobounce65 USD
    Kickbox80 USD
    BriteVerify/Validity100 USD
  • dokładnie kwalifikuje maile, które inne systemy traktują jako “nieznane” (dzięki technologii anti-greylisting),
  • Dodatkowo – ta aplikacja ma jeszcze widget, który przydaje się jeśli zbierasz na swojej stronie adresy email. Będzie sprawdzał “na żywo”, czy w polu email Internauta wpisał prawidłowy email. Jeśli będzie nieprawidłowy to nie pozwoli wysłać formularza. To sensowne wtedy, gdy zbierasz leady na stronie albo po prostu masz formularz kontaktowy i chcesz wyeliminować błędy.

    W jakich innych przypadkach może przydać Ci się ta metoda i narzędzie?

    1. Gdy posiadasz bazę emailową z niewiadomego źródła.
    2. Gdy masz starą bazę mailową, która kiedyś była aktualna ale nie masz pewności jaka jest teraz.
    3. Gdy chcesz wysłać mailing do klientów swojego sklepu internetowego, ale nie masz pewności które maile są czynne i prawdziwe.
    4. Gdy podczas kampanii pozyskiwania leadów (tzw. Lead Magnet np. “daj maila w zamian za poradnik PDF”) masz podejrzenie, że część maili jakie zostały pozyskane to fałszywe aliasy albo maile chwilowe (np. 10minuteemail) i chcesz je usunąć z bazy.

    Mam nadzieję, że tym wpisem oszczędziłem Ci znaczną część pracy albo pieniędzy. Jeżeli masz inne sposoby na oczyszczenie bazy mailingowej, którymi chcesz się podzielić – napisz mi o nich w komentarzu!

    3 komentarzy do tekstu “Jak oczyścić bazę maili (listę mailingową) z nieaktualnych adresów?

    1. Odpowiedz
      Andrzej - 26-07-2019

      Dziękuję! Bardzo pomocny artykuł.

    2. Odpowiedz
      Tomek - 11-06-2021

      Dzięki wielkie! Właśnie użyłem i jest sztos!

      1. Odpowiedz
        Rafał Mróz - 11-06-2021

        Super, cieszę się że to jest dla Ciebie przydatne!

    Dodaj komentarz

    Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

    Scroll to top