Jak napisać pismo o odroczenie terminu płatności?

Jak napisać pismo o odroczenie terminu płatności? Właściwe przedstawienie swojej sytuacji może sprawić, że takie pismo zostanie rozpatrzone pozytywnie. Skąd pomysł na ten wpis? Od czytelników i subskrybentów mojego newslettera. Konsekwencje które dotykają przedsiębiorców na skutek pandemii koronawirusa sprawiają, że wielu z nich dopiero teraz zaczyna walkę o przetrwanie.

Wiceprezes LPP (właściciel marek Reserved, Cropp, Mohito, Sinsay) powiedział w niedawnym wywiadzie dla Wyborczej, że w dniu uruchomienia galerii handlowych jeden ze sklepów sieci przez cały dzień sprzedał 1 sztukę odzieży. W dniu otwarcia – więc w czasie, gdy (teoretycznie) wygłodniali zakupów Polacy powinni szturmem ruszyć do centrów handlowych.

Firmy będące w trudnej sytuacji wykorzystują pomoc rządową, ograniczają koszty i próbują nowych sposobów zarabiania. Pomoc rządowa ma zwykle charakter doraźny. Ograniczanie kosztów jest zawsze dobrym pomysłem ale często cierpi na tym jakość albo skala działania firmy. Nowe sposoby zarabiania (np. sprzedaż w sklepie internetowym) albo uruchamianie nowych produktów zwykle się sprawdzają, z tym, że potrzeba czasu aby je wdrożyć. Czasu i pieniędzy.

Odroczenie terminu płatności lub raty to często jedyna opcja

Mam absolutną świadomość tego, że przesuwanie terminów płatności albo rozbijanie płatności na raty to prosta droga do tego, by zapoczątkować spiralę, która ściągnie na dno wiele firm. Z perspektywy strategicznej to nie jest najlepsze rozwiązanie. Ale często jest jedynym z perspektywy firmy.

Dzisiaj mało która z firm miała wolne środki, nie przeznaczone na obrót. Gdy przedsiębiorstwo nie posiada na tyle dużej poduszki finansowej albo elastyczności biznesowej umożliwiającej natychmiastowe zredukowanie kosztów do minimum odroczenie terminu to jedyna opcja.

Jak napisać pismo o odroczenie terminu płatności?

Jak napisać pismo o odroczenie terminu?
Jak napisać pismo o odroczenie terminu? Pilnuj 6 wskazówek i zobacz przykład takiego pisma poniżej.

6 wskazówek, które zwiększą skuteczność tego listu do dostawców:

  1. krótko opisz okoliczności – w jaki sposób dotknął Cię kryzys?
  2. nie strasz swoją trudną sytuacją.
    Pisząc w czarnych barwach tylko przyspieszasz egzekucję zadłużenia (bo dostawcy będą chcieli ratować co się da)
  3. pokaż działania, które już wdrożono, aby zyskać wolne środki – jakie działania podjęto, aby zmniejszyć problem?
    Pokaż, że działasz aktywnie a nie czekasz z założonymi rękami.
  4. poproś o maksimum – to naturalnie wzbudzi w czytelniku opór i negację – będzie więc chciał zaproponować Ci swoją, niższą propozycję.
    Jeśli będziesz prosić o to, na czym Ci zależy – też wywołasz opór i propozycja którą odstaniesz będzie niższa od Twojego oczekiwania. Dlatego zawsze proś o maksa.
  5. przywołaj historię współpracy – krótko i zwięźle – chodzi o to, żeby przywołać obraz przychodów, które dzięki Tobie uzyskali.
  6. pokaż otwartość na propozycję dostawcy – Twoja propozycja to maks – pokaż, że czekasz na ich propozycję.

Poniżej jest przykład tego, jak powinno takie pismo wyglądać aby zwiększyć szansę na uzyskanie dłuższego terminu płatności, rozłożenia na raty albo umorzenia części zobowiązania.

Przykład pisma o odroczenie terminu zapłaty

“Szanowni Państwo
Zamknięcie centrów handlowych oraz ograniczenie działania branży gastronomicznej (jedzenie tylko na dowóz i wynos) sprawiło, że utraciliśmy główne źródło przychodów.

Mamy kilku stałych klientów instytucjonalnych, dzięki którym możemy pokryć część kosztów stałych i pracowniczych. Aby zwiększyć przychody uruchomiliśmy kampanie reklamowe w Google by zyskać klientów na catering. Aby utrzymać kadrę złożyliśmy wnioski o pomoc rządową. Jesteśmy także w trakcie oceny kosztów, które możemy zmniejszyć bez utraty jakości i standardu naszych posiłków.

Te trudne okoliczności sprawiły, że proszę Państwa o odroczenie terminu spłat obecnych zobowiązać o 30 dni i nie naliczanie odsetek. Planowane jest stopniowe odmrażanie branży gastronomicznej i luzowanie restrykcji. Uruchomienie imprez typu wesela, przyjęcia, komunie, sprawi, że nasze przychody będą się zwiększać i zbliżą się do poprzedniego poziomu i spłacimy swoje zobowiązania.

Jesteśmy Waszymi klientami od 2 lat, kupując przez ten czas co miesiąc produkty spożywcze wykorzystywane przy produkcji posiłków w naszych 3 restauracjach. Wierzę, że ta współpraca jest dla Państwa tak samo ważna jak dla nas, dlatego proszę o przychylenie się do mojej prośby.

Z poważaniem”

Jeśli chcesz wiedzieć jak poinformować klientów o podwyżce cen kup mój poradnik:

Jak poinformować klientów o podwyżce cen?
W środku: 14 wzorów maili; instrukcja prowadzenia rozmowy telefonicznej o podwyżce; 15 wskazówek jak poradzić sobie z podwyżką, żeby nie stracić klientów.

 

Na koniec pamiętaj – odroczenie płatności nie będzie działać w nieskończoność. Jeśli dotknęła Cię kryzysowa sytuacja (np. w związku z koronawirusem) to usiądź, i zrób spis działań które możesz zrobić, aby:

  • zmniejszyć koszty – ułóż od najłatwiejszego do wprowadzenia. Nawet jeśli to niewielkie koszty (np. różnica w opłatach przy konsolidacji kredytów, hurtowy zakup paliwa zamiast tankowania na stacji)
  • zwiększyć przychody (gotówka) – ułóż od najszybszego do wprowadzenia
  • zwiększyć elastyczność i płynność finansową – aby odzyskać gotówkę (czasami wiąże się to ze sprzedażą poniżej wartości)

Potem przeanalizuj tę listę. Chodzi o to, aby zachować pogląd na sytuację w której jesteś, a nie działać odruchowo. Aby przeanalizować koszty i przychody (sprawdzić płynność finansową) możesz wykorzystać mój darmowy biznesplan. Dopiero wtedy zacznij ją wprowadzać.

Gdy uznasz, że potrzebujesz wskazówki dla siebie – napisz komentarz pod tym tekstem.

Opublikowałem to w kategorii Własny biznes

Rafał Mróz

Krok po kroku pokazuję sprzedawcom jak co miesiąc zwiększyć ilość zamówień i klientów. Pomagam firmom łatwiej uzyskiwać lepsze efekty modyfikując ich strategie marketingowe. Szkolę handlowców, którzy nie chcą już więcej słyszeć w słuchawce: "Dziękuję, nie jestem zainteresowany". Jeśli potrzebujesz rozwiązania dla Siebie - zadzwoń do mnie: 608 37 38 39. Sprawdź szkolenia sprzedażowe które prowadzę.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Scroll to top