Ile razy zdarzyło Ci się prowadzić spotkanie (z pracownikami, klientami, dostawcami), które miało zbożny cel, świetne dyskusje, konstruktywne pomysły i doskonale dopasowanych uczestników, ale w efekcie.. no, powiedzmy sobie szczerze – efektu w ogóle nie było? Stało się tak prawdopodobnie przez paraliż analityczny, który Cię doświadczył. O co dokładnie chodzi?
Na takim spotkaniu udało Ci się dobrze zaprezentować pomysły, ale pod wpływem braku pewnych czynników (brak presji czasu, brak ograniczeń) uczestnicy mieli za dużo swobody lub czasu na przemyślenia i dyskusje – w efekcie wszystkie powstałe koncepcje były zbyt rozległe i wielkie, albo nie tak dobre jak wydawało Ci się na samym początku. W większości takich przypadków nigdy nie udaje się podjąć decyzji na temat tego co zrobić i jak się zachować, nie mówiąc już o opracowaniu planu działania.
Paraliż analityczny w przykładach
Podam Ci kilka przykładów paraliżu analitycznego:
- Za dużo myślenia dla takiego Roberta Kubicy ścigającego się na torze, może powstrzymać go przed wystarczająco szybkim działaniem. Tak samo będzie w boksie, piłce nożnej czy szachach.
- W polityce taki paraliż analityczny sprawia, że proste sprawy są debatowane miesiącami i właściwie nigdy nie dochodzi się do konstruktywnych wniosków, bo ktoś ciągle rzuca jakieś „nowe światło” na trywialną sprawę.
- W sklepie stoisz przed półką pełną makaronu spaghetti pół godziny czytając wszystkie etykiety i szukając między nimi różnic zamiast podjąć szybką decyzję np. w oparciu o cenę albo znajomość marki.
- Krążysz po mieście samochodem w poszukiwaniu najtańszej stacji benzynowej po to, żeby zaoszczędzić 12 zł na baku, choć paliwo które w tym celu spalisz będzie kosztowało 40 zł.
- I tak dalej…
W biznesie, taki paraliż analityczny najczęściej powstrzymuje Cię przed działaniem i uniemożliwa realizację planu i odkrycie nowych możliwości, które z tym się wiążą.
Jak uniknąć paraliżu analitycznego w biznesie?
Niezależnie od tego czy chodzi o wprowadzenie nowego produktu czy wybór między nowym a używanym samochodem dostawczym w Twojej firmie – paraliż analityczny może Ci się przytrafić w każdym czasie i niezależnie od skali działania. Ostatnio na przykład z lubością oglądam w firmach paraliż analityczny, kiedy mają podjąć decyzję o wyborze operatora komórkowego. Mnogość opcji, kuszenie rabatami, telefonami, bezpłatne rozmowy, usługi dodane… Jest tego u każdego z konkurujących operatorów tyle, że potrafi przyprawić o zawrót głowy. A to już dobry grunt dla paraliżu analitycznego. Oto proste kroki, jak go uniknąć i podejmować decyzje szybko:
- Natychmiast zapisz wszystkie za i przeciw Twojego pomysłu.
Najlepiej zapisz na kartce, nie w komputerze. Psychologicznie działa to o wiele lepiej na Twój mózg. Jeżeli pracujesz w grupie, zapisz to na tablicy – jako lista ale lepiej jako mapę myśli z odgałęzieniami. - Podejmij decyzję.
Bez tego ani rusz. Jeżeli decyzję podejmuje grupa to niech zagłosuje czy pomysł zostanie przyjęty. Pamiętaj jednak, że w grupie odpowiedzialność jest rozmyta. Zastanów się, czy nie warto wyznaczyć jednego koordynatora – wykonawcę, dzięki czemu będzie wiadomo do kogo się zwrócić w sprawach operacyjnych związanych z wykonaniem decyzji. Nie chodzi o to, żeby mieć na kim psy wieszać jak coś nie wyjdzie, ale żeby poznać proces który doprowadził do powstania problemów. A przy jednym odpowiedzialnym jest to możliwe bardzo szybko. O tym jeszcze za moment. - Wypisz wszystkie kroki prowadzące do celu.
Jeżeli pomysł przejdzie (podejmiesz taką decyzję lub grupa ją przegłosuje), napisz krok po kroku co trzeba zrobić aby pomysł doprowadzić do skutku. - Przypisz odpowiedzialność.
Każdy z wcześniej określonych kroków przypisz do kogoś i przydziel tej osobie odpowiedzialność za wykonanie tego kroku. Koordynator o którym mówiłem wcześniej może zrobić to za Ciebie, dzięki czemu oszczędzisz czas i będziesz rozmawiać tylko z jedną osobą zamiast z każdą, która jest zaangażowana w ten proces. Jak wspomniałem wcześniej, kiedy masz jednego odpowiedzialnego, możesz szybciej prześledzić proces realizacji – więc tak składniki sukcesu jak i porażki. - Powtarzaj to z każdym pomysłem, jaki poruszasz na dowolnym spotkaniu.
Powtarzaj i podejmuj decyzje, które później będziesz egzekwować i kontrolować ich wykonanie oraz rezultaty ich wprowadzenia w życie.
Po wykonaniu spotkania wg tej instrukcji musisz pamiętać o skontrolowaniu statusu wykonawstwa poszczególnych kroków, zmierzeniu efektów i jeżeli nie było planowanego skutku – również wyciągnięcia konsekwencji (wobec ludzi lub grup odpowiedzialnych za złe wykonanie jakiegoś zadania).
Ważne jest, aby cały proces był zamknięty na jednym spotkaniu. Jeżeli temat jest bardzo zawiły i złożony należy go podzielić w taki sposób aby wykonać tylko „skończone” cykle decyzyjne na kazdym spotkaniu. Jeżeli ten cykl rozciągniesz na więcej spotkań, uczestnicy będą rozkojarzeni i może na tym ucierpieć idea i jej wdrożenie.
Analizuj – to nie grzech!
Prawda jest taka – nie prowadzisz firmy dlatego, żeby bać się podejmowania decyzji. Takie decyzje można podejmować w oparciu o analizę, raporty i statystyki i nie ma w tym nic nagannego. Sam jestem zwolennikiem analizy wszystkiego we wszystkim. Pod jednym warunkiem – że masz na to czas i zasoby a efekt analizy jest nieocenioną pomocą w aktualnej sytuacji. Jeżeli nie będziesz podejmować szybkich decyzji, najlepsze okazje przejdą Ci koło nosa!
Co mówiła moja babcia?
Oczywiście, niektóre z tak przeprowadzonych pomysłów mogą nie wypalić. Ba, większość może nie wypalić, jeżeli nie masz żadnej intuicji. Ale jak mawiała moja babcia – „lepiej żałować że się coś zrobiło, niż że się czegoś nie zrobiło”. A jeśli słowa mojej babci są niewystarczające, oto co powiedział mi kiedyś pewien znajomy przedsiębiorca z Nowego Sącza, którego fabryka znana jest w całej Europie:
Sukces nie zależy od tego JAKĄ decyzję podejmiesz, tylko od tego JAK ją podejmiesz.
Jak widzisz po lekturze tego artykułu – to jak się podejmuje decyzje jest ważniejsze od samych decyzji. wykorzystajto.pl zacznij skutecznie podejmować decyzje!
Hmmm… dziękuję za wyczerpujący artykuł. Będę musiała wrócić do niego na przestrzeni najbliższych dni i przeanalizować własną sytuację. Teraz wiem od czego zacząć :)
Pozdrawiam!